BTW over bijkomende kosten

Vrijwel elke ondernemer komt ze wel eens tegen: bijkomende kosten die we het liefst doorbelasten aan de afnemer van onze diensten of onze producten. Kosten van verzending, verpakking en reiskosten zijn de meest voorkomende. En daar gaat het bij menig ondernemer mis met de facturatie en de BTW. Hoe zit het nu?

Wat zijn bijkomende diensten?

Voor verzendkosten en reiskosten is het wel duidelijk dat deze opgaan in de hoofdlevering. Er zijn echter ook andere kosten te bedenken. Een interpretatie van bijkomende kosten kunt u langs de volgende omschrijving leggen:

Er is sprake van één levering als de volledige uitvoering van hetgeen overeengekomen is tussen ondernemer en klant afhankelijk is van de verschillende prestatie samen; en

Een handeling is bijkomend wanneer die vanuit de ontvanger bezien geen doel op zich is;

Voorbeelden: een pakketje komt niet zonder verzending bij de klant. Een broodje nuttigen tijdens een training is geen doel op zich. Een bruiloft vieren in een horecagelegenheid met drank en spijzen gaat niet zonder de zaal te huren.

Sommige combinaties van diensten zijn echter niet duidelijk te onderscheiden. Bij twijfel raadpleeg een fiscalist.

Hoofdregel

De hoofdregel bij het doorbelasten van bijkomende kosten is dat die bijkomende kosten worden doorbelast met het BTW-tarief van de hoofddienst of het geleverde product. Een paar voorbeelden:

-       Factureert u 2 uur advisering in de bouw ad 80 ex. 21% BTW en brengt u 20 reiskosten in rekening, dan moet u die reiskosten dus ook met 21% BTW verhogen op uw factuur;

-       Verstuurt uw webshop een doosje speelgoed (21% BTW) naar uw klant en rekent u daarbij 5 verzendkosten, dan moet u die 5 ook verhogen met 21% BTW;

-       Verstuurt uw webshop een boek (6% BTW) naar uw klant en rekent u daarbij 5 verzendkosten, dan moet u die 5 juist verhogen met 6% BTW;

-       Verricht u BTW-vrijgestelde examentraining aan scholieren en brengt u uw reiskosten in rekening, dan doet u dat ook zonder BTW.

Zonder de regel dat bijkomende kosten opgaan in het BTW-tarief van de hoofdlevering, zou u in theorie een euro kunnen vragen voor uw product (dus 21 cent BTW afdragen) en dan de verzendkosten op 80 euro zetten zonder BTW. Door de hoofdregel is dit dus niet mogelijk.

Past u de hoofdregel niet toe, wat veel voorkomt, dan loopt u bij controle een risico op hoge naheffingen. Immers had u over alle verzendingen in het controletijdvak wel BTW moet afdragen aan de belastingdienst. Dat kan aardig oplopen.

Uitzondering bij verzendkosten

Ondernemers die veel versturen per pakket- en postdienst hanteren doorgaans een vast of gestaffeld bedrag aan verzendkosten. Dat scheelt een hoop gedoe met het uitzoeken van de porto per pakket. In die gevallen is de hoofdregel van toepassing. Er bestaat voor verzendkosten echter ook een uitzondering en die luidt:

Als de aan de afnemer in rekening gebrachte verzendkosten exact gelijk zijn aan de kosten die de ondernemer in rekening gebracht krijgt van PostNL, dan kan BTW achterwege blijven.

Uiteraard gelden hier voorwaarden bij:

-       De verzendkosten zijn dus exact gelijk aan de kosten van PostNL;

-       De verzendkosten staan afzonderlijk gespecificeerd op de nota aan de klant;

-       Het gaat om vrijgesteld postvervoer door PostNL in het kader van de Postwet. Daaronder vallen ondermeer: brieven met een maximaal gewicht van 2 kg en pakketten met een maximaal gewicht van 10 kg.

Vooral voor ondernemers die niet al te vaak stukken verzenden is het een vriendelijk gebaar naar de klant, zeker particulieren, om hier even op te letten. De verzendkosten worden dan niet onnodig hoger voor de particuliere klant, die de BTW niet terug kan vragen.

Terug naar de Kennisbank

logo-pzoSyfers ondersteunt PZO, de grootste onafhankelijke belangenorganisatie voor zelfstandige, bij het beantwoorden van fiscale vragen. Ook wordt er iedere maand een tip geplaatst in de PZO nieuwsbrief. Bekijk de website.