De inlogmail komt rechtstreeks vanuit Zenvoices. Check voor de zekerheid eerst je spam of ongewenste mail, en zoek op “Zenvoices”. 

Kun je niks vinden? Dan kun je zelf je wachtwoord opnieuw instellen via:
https://app.zenvoices.com/#/account/forgot-password 

• Omgevingsnaam: syfers 

• Gebruikersnaam: je e-mailadres 

Werkt dit niet, neem dan contact op met je relatiebeheerder bij Syfers. 

Ja., dat kan!
Geef het juiste e-mailadres door aan je relatiebeheerder. Wij passen dit in Zenvoices aan. Daarna ontvang je vanzelf een nieuwe mail op het juiste adres. Houd ook je spam/ongewenste mail even in de gaten. 

Zenvoices stuurt standaard een verificatiecode per mail bij het inloggen. Dat hoort bij de normale beveiliging. Controleer ook je spam als je geen code ontvangt. 

Als je eenmaal bent ingelogd, kun je onder Mijn instellingen → Tweestapsverificatie Google Authenticator instellen. 

Verificatiecodes zijn maar kort geldig en maar één keer te gebruiken. Let op dat er geen spatie wordt mee gekopieerd als je de code uit de mail plakt, dan werkt hij helaas niet. 

Probeer het volgende: 

• Vraag een nieuwe code aan 
• Gebruik de laatste mail en vul de code direct in 
• Zorg dat je geen spatie mee kopieert 
• Probeer zo nodig een andere browser of een privévenster 

Lukt het daarna nog steeds niet? Neem dan contact op met je relatiebeheerder. 

In Zenvoices werkt het zo: 

• Omgevingsnaam: syfers 
• Gebruikersnaam: je e-mailadres 
• Wachtwoord: ontvang je via de uitnodigingsmail. Ben je dat kwijt of werkt het niet, dan kun je een nieuw wachtwoord instellen via:
  https://app.zenvoices.com/#/account/forgot-password 

Elke administratie in Zenvoices heeft eigen gebruikersrechten. Je kunt pas bij een tweede administratie als jouw gebruiker daar expliciet rechten op heeft. 

Als je wél rechten hebt, kun je rechtsboven bij je bedrijfsnaam via het dropdownmenu wisselen van administratie. 

Zie je die administratie niet terug, neem dan contact op met je relatiebeheerder. Wij koppelen jouw account dan aan de juiste administratie. Daarna verschijnt deze automatisch in je overzicht na inloggen. 

Voor de overstap hebben wij de actieve gebruikers en hun rollen uit Basecone als uitgangspunt genomen bij de inrichting van Zenvoices. Waar nodig zijn rechten aangepast aan het nieuwe model. 

Als een gebruiker nu toegang mist of juist te veel ziet, kunnen wij de rechten per persoon en per administratie bijstellen. 

Iedere medewerker krijgt een eigen gebruikersaccount met eigen rechten. Gezamenlijke logins gebruiken we niet meer, onder andere vanwege beveiliging, audittrail en de eisen van de Belastingdienst en horizontaal toezicht.

• Wil je een extra account? Neem contact op met je relatiebeheerder. 

Ja, wij kunnen accounts van oud medewerkers verwijderen zodat zij geen toegang meer hebben tot Zenvoices.

Als iemand uit dienst is, kun je dit doorgeven aan je relatiebeheerder, dan zorgen wij dat het account wordt verwijderd. 

Ja, dat kan!

• Voor elke nieuwe medewerker maken wij een eigen login aan. Zij ontvangen automatisch een uitnodigingsmail van Zenvoices om hun wachtwoord in te stellen. 

• De interface van Zenvoices is ook in het Engels beschikbaar. Als wij van tevoren weten dat iemand Engels nodig heeft, kunnen wij dit instellen. De gebruiker kan dit ook zelf aanpassen via Naam rechtsboven → Mijn instellingen → Taal. 

We werken achter de schermen aan de migratie daarom kan je helaas nog niet zelf controleren in Zenvoices. Zodra wij alles hebben afgerond en jouw hele historie gemigreerd is, ontvang je van ons bericht.

Heb je in de tussentijd vragen? Neem gerust contact op met jouw relatiebeheerder, hij/zij heeft altijd toegang tot jouw historie uit Basecone.

De migratie moet nog plaatsvinden, dus op dit moment kun je nog niets controleren in Zenvoices. 

Zodra jouw administratie is gemigreerd, ontvang je van ons een bericht. Vanaf dat moment kun je zelf eenvoudig controleren: 

• Kijk in Basecone naar het totaalaantal documenten (inkoop en verkoop) t/m 31-10. 
• Exporteer in Zenvoices een Excel met alle documenten over dezelfde periode. 
• • Leg beide lijsten naast elkaar en vergelijk de aantallen, of doe een korte steekproef op factuurnummers/leveranciers. 

Wij kunnen dit helaas niet standaard voor alle administraties doen. 

Wel krijgen wij vanuit Basecone een Excel-overzicht met alle facturen. Die sturen we je op verzoek toe zodra de migratie voor jouw administratie is afgerond. In Zenvoices kun je ook een Excel-export maken, zodat je deze lijsten heel makkelijk naast elkaar kunt leggen. 

Wil je zo’n overzicht ontvangen, neem dan contact op met je relatiebeheerder. 

Boekstuknummers zitten in het boekhoudpakket (bijvoorbeeld Twinfield / Exact ), niet in Basecone of Zenvoices. De migratie naar Zenvoices verandert die boekstuknummers niet. 

In Zenvoices kun je de onderliggende facturen bij de bestaande boekingen blijven terugvinden. 

Facturen zonder boekstuknummer zijn meestal nog niet geboekt (bijvoorbeeld nog in workflow of afgekeurd). Deze documenten worden, voor zover ze in Basecone beschikbaar zijn, als losse documenten meegenomen naar Zenvoices. 

Heb je vragen over een specifieke factuur, stuur dan het factuurnummer of een voorbeeld naar je relatiebeheerder; dan zoeken wij het voor je uit. 

Dat kan kloppen. De documenten uit Basecone zijn op dit moment nog niet overgezet naar Zenvoices, omdat de migratie nog moet plaatsvinden. 

Nu zie je dus alleen nieuwe documenten die rechtstreeks in Zenvoices zijn aangeleverd. 

Zodra de migratie is afgerond, horen ook de historische documenten (t/m 31-10) zichtbaar te zijn. Lijkt je archief daarna nog steeds leeg of onvolledig, neem dan contact op met je relatiebeheerder. Wij controleren dan: 

• of de export uit Basecone volledig was 
• of je gebruikersrechten goed staan 
• of er technisch iets mis is gegaan bij het inlezen in Zenvoices. 

Voor demo’s en trainingen gebruiken we testomgevingen of geanonimiseerde data, niet jouw echte administratie. 

Alleen als we op jouw verzoek in jouw eigen omgeving iets laten zien, gebeurt dat in een één-op-één setting en niet in een openbare demo. 

Filmpje over aanleveren: https://youtu.be/rVu___XLwWw 

Elke administratie in Zenvoices heeft een eigen @to-zenvoices.com e-mailadres waar je facturen naartoe kunt mailen. 

Je vindt dit zo:

• Ga in Zenvoices naar Uploaden & inlezen → links onder Kanalen.
• Daar staat het e-mailadres, meestal in de vorm:
  relatienummer.5155@to-zenvoices.com 

Wil je dit adres aanpassen naar een herkenbare bedrijfsnaam? Neem dan contact op met je relatiebeheerder. 

Nee, liever niet.
Je hoeft geen INK, VRK of INK_ZV meer in het onderwerp te zetten. Zenvoices herkent facturen automatisch en het systeem leert hierin steeds beter. 

Gaat het een keer niet goed, dan passen wij de instellingen handmatig aan zodat Zenvoices het de volgende keer wél goed herkent. 

Standaard stuurt Zenvoices een ontvangstbevestiging per mail. 

Krijg je niets binnen: 

• controleer je spam / ongewenste mail 
• check of je naar het juiste @to-zenvoices.com adres hebt gemaild 

Is dat allemaal goed en heb je nog steeds geen bevestiging, neem dan contact op met je relatiebeheerder. Dan controleren wij of de documenten goed zijn aangekomen. 

Elke BV / administratie heeft een eigen aanleveradres. 

1. Wissel rechtsboven naar de juiste administratie (BV-naam). 
2. Ga naar Uploaden & inlezen. 
3. Links onder Kanalen zie je het mailadres dat bij die administratie hoort. 

Je nieuwe aanleveradres staat in Zenvoices zelf: 

• Ga naar Uploaden & inlezen 
• Kijk links onder Kanalen 
• Daar zie je het exacte @to-zenvoices.com adres dat je moet gebruiken 

Zie je geen adres of twijfel je, stuur dan een bericht naar je relatiebeheerder.  

In Zenvoices werkt dit anders dan in Basecone: 

• Facturen die je aanlevert komen direct in het archief te staan, ook als ze nog niet zijn ingeboekt. 
• Zodra wij de factuur daadwerkelijk inboeken in het boekhoudpakket, worden boekstuknummer en boekingsgegevens toegevoegd. Vanaf dat moment is de factuur gekoppeld aan de definitieve boeking. 
• Je hoeft dus niet, zoals in Basecone, zelf nog handmatig alles “in te lezen” om het in het archief te krijgen. Het archief is de basis; het boeken is de vervolgstap. 

Herinneringen worden in Zenvoices automatisch herkend: 

• Komt er een herinnering binnen, dan wordt deze automatisch getagd als ‘herinnering’. 
• De herinnering blijft wel zichtbaar in de lijst Uploaden & inlezen (onze “to-do lijst”) totdat wij de handmatige actie Inlezen uitvoeren. 
• Na het inlezen verdwijnt de herinnering uit de to-do lijst en komt deze definitief in het archief onder de categorie ‘Herinneringen’. 
• Voor jou betekent dit: je kunt in het archief altijd zowel de originele factuur als eventuele herinneringen terugvinden. 

De Zenvoices app – Apple | Arcade

Jazeker!  Met de Zenvoices app kun je papieren bonnetjes en facturen gewoon inscannen. 

Kort hoe het werkt: 

1. Log in in de Zenvoices app 
2. Ga naar Uploaden en tik op de plusknop 
3. Maak een foto of kies een foto uit je galerij 
4. Voeg eventueel een omschrijving toe en kies de juiste administratie 
5. Kies een dagboek of (als je met Document Management werkt) een Document management categorie 
6. Tik op Uploaden 

Het document komt daarna in Zenvoices terecht bij Uploaden & inlezen en kan daar verder verwerkt worden.

Let op: het kan even duren voordat het document in de app zelf in het verzonden overzicht verschijnt. Trek het scherm omlaag om te verversen. 

Wanneer een document met de mobiele app wordt aangeleverd, is het mogelijk om na het kiezen van de administratie en het dagboek, ook opmerkingen voor de verwerker mee te sturen. 

Dat klopt. 

• Een document kun je alleen verwijderen zolang het nog staat onder ‘Uploaden & inlezen’. 
• Zodra een document is ingelezen / verwerkt en in het archief staat, kun je het niet meer verwijderen. Dit is zo vanwege de bewaarplicht en audittrail. 

Je kunt wél altijd een opmerking toevoegen als er iets mee aan de hand is (bijvoorbeeld dubbel of foutief). 

Wordt er echt iets onterecht aangeleverd (bijvoorbeeld een factuur van een totaal vreemd bedrijf), neem dan contact op met je relatiebeheerder, dan kijken we met je mee. 

Dat kan kloppen en heeft meestal twee oorzaken: 

• In de browser is het document al getagd en verplaatst naar het archief. In de app kijk je in het overzicht van verzonden documenten, niet in het hele archief. 
• De app heeft het overzicht nog niet ververst. 

Oplossing: 

• Check in de webportal onder Uploaden & inlezen en Archief; daar hoort je document te staan. 
• Trek in de app het scherm met verzonden documenten even naar beneden om te verversen. 

Ja. Accounts worden niet automatisch overgezet vanuit Basecone, die maken wij opnieuw aan in Zenvoices. 

Wat wij doen: 

• voor iedere medewerker een eigen gebruikersaccount met eigen e-mailadres 
• rechten instellen op basis van rol (aanleveren, autoriseren, verwerken, alleen lezen, etc.) 
• waar nodig meerdere administraties koppelen aan één gebruiker 

Wil je een nieuwe medewerker toevoegen of een rol wijzigen?
Geef naam, e-mailadres en gewenste toegang door aan je relatiebeheerder, dan richten wij dit in. 

Dat doen wij graag voor je! 

Werking: 

• één gebruiker kan toegang krijgen tot meerdere administraties (BV’s, VOF, holding, werkmaatschappij) 
• zodra wij dit koppelen, ziet de gebruiker rechtsboven in Zenvoices een dropdown met alle administraties waar hij/zij toegang toe heeft 

Wil je dat iemand meerdere BV’s kan zien of juist minder?
Laat het weten aan je relatiebeheerder, dan passen we de koppelingen aan. 

Hier zijn twee dingen belangrijk om uit elkaar te houden: 

1. Login / gebruikersaccount 

1. één login (één e-mailadres) kan toegang hebben tot meerdere administraties 

1. dit is normaal en juist de bedoeling 

1. Aanleveradressen voor facturen 

1. elke administratie heeft een eigen @to-zenvoices.com adres 

1. die vind je per administratie onder Uploaden & inlezen → Kanalen 

Zie je maar één login voor meerdere registraties? Dat klopt.

Lijken er maar één of twee aanleveradressen te zijn terwijl je drie BV’s hebt? Wissel dan eerst rechtsboven naar de juiste administratie en kijk vervolgens opnieuw onder Kanalen. 

Kom je er niet uit: stuur een screenshot naar je relatiebeheerder, dan kijken we met je mee. 

Dit doen we centraal, zodat rechten consistent en veilig blijven. 

Stuur naar je relatiebeheerder: 

• naam en e-mailadres van de medewerker 
• welke administratie(s) zichtbaar mogen zijn 
• welke rol gewenst is (bijvoorbeeld: alleen aanleveren, ook autoriseren, volledige verwerking, alleen lezen) 

Wij zorgen dan dat: 

• het account wordt aangemaakt (als het er nog niet is) 
• de juiste administraties worden gekoppeld 
• de medewerker automatisch een uitnodiging krijgt van Zenvoices 

Ja. Ex-medewerkers krijgen geen toegang tot Zenvoices. 

Wat we doen: 

• accounts van ex-medewerkers deactiveren of verwijderen, zodat zij niet meer kunnen inloggen 
• waar nodig zorgen we dat ze niet worden meegenomen in de inrichting van Zenvoices 
• in historische logging kunnen oude namen nog wel zichtbaar zijn bij oude boekingen, maar dat is puur voor de audittrail 

Geef bij uitdiensttreding door welke medewerkers geen toegang meer mogen hebben, dan zetten wij hun account direct uit.