Klachtenregeling Syfers Administratie & Advies

Inleiding

Syfers Administratie & Advies hecht aan tevreden relaties en we werken daarom steeds aan de kwaliteit van onze dienstverlening.

Waar gewerkt wordt, kunnen echter fouten worden gemaakt en kunnen misverstanden ontstaan. Indien u ontevreden bent over een van onze medewerkers, over onze dienstverlening of wat voor aspect van onze organisatie dan ook, dan nodigen we u nadrukkelijk uit om ons dat zo snel mogelijk te laten weten. Uw opmerkingen nemen wij zeer serieus en waar wenselijk zoeken we met u naar een passende oplossing.

Telefonisch oplossen klacht
Vaak kunnen klachten het beste tijdens een goed gesprek (telefonisch of in persoon) worden opgelost; wij verzoeken u daarom eerst contact op te nemen voor telefonisch overleg over het probleem of voor het maken van een afspraak.

Klacht over een medewerker
Als de klacht een bepaalde persoon betreft, heeft het de voorkeur dat u eerst probeert om met de betreffende persoon tot een oplossing te komen. Lukt dit niet en/of heeft u redenen om dit niet te willen, dan kunt u via de mail uw klacht richten t.a.v. de klachtenfunctionaris via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Algemene Verordening Gegevensbescherming

Heeft u klachten omtrent uw privacy of hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u dit telefonisch of via de mail kenbaar maken bij een van onze medewerkers of uw klacht kenbaar maken via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. t.a.v. de klachtenfunctionaris. Heeft u een verzoek of wilt u uw rechten uitoefenen, dan kunt u in onze privacyverklaring lezen hoe u dit kunt doen.

Officiële klacht indienen

Is uw probleem niet opgelost en/of is uw klacht met een gesprek niet verholpen en/of leent de klacht zich volgens u niet voor een gesprek, dan kunt u de klacht formeel schriftelijk indienen. 

Voor een snelle en zorgvuldige behandeling van uw klacht vragen wij u uw klacht zo concreet mogelijk te beschrijven: 

Wat is de aard en omvang van het probleem, wat en/of wie betreft het? Hoe lang speelt het al? Heeft het zich één of meerdere keren voorgedaan? Zijn er relevante documenten die uw klacht onderbouwen? Heeft u al telefonisch contact gehad over de klacht, en zo ja met wie, en wat is daar uit gekomen? Heeft u een idee over een mogelijke oplossing of anderszins de reactie die u van ons wenst: Zo ja, wat zou dat dan zijn? 

Indien u documenten wilt overleggen, dient u in uw schrijven op te nemen dat u toestemming geeft dat wij deze stukken mogen inzien en mogen overleggen met deskundigen om uw klacht op te kunnen lossen. Onze deskundigen zijn gebonden aan een geheimhoudingplicht. 

Vermeld ook uw contactgegevens, uw naam, bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer en e-mailadres.

U kunt uw klacht schriftelijk richten aan: t.a.v. de klachtenfunctionaris Syfers Administratie & Advies, Postbus 579, 2700 AN Zoetermeer en/of uw klachtverzoek indienen via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. t.a.v. de klachtenfunctionaris. 

Verloop procedure

Uw klacht zal zo spoedig mogelijk, in elk geval binnen 4 weken, worden behandeld door de klachtenfunctionaris. Deze zal samen met u (en mogelijk andere betrokkenen) overleg hebben om tot een bevredigende oplossing te komen. Lukt het de klachtenfunctionaris niet om binnen enkele dagen inhoudelijk te reageren, dan zal hij in ieder geval binnen enkele dagen de ontvangst van uw klacht bevestigen. In de meeste gevallen zal de klachtenfunctionaris ook contact met u opnemen om te overleggen over de verdere stappen. Het kan zijn dat er een nadere toelichting of verdere informatie aan u worden gevraagd.

De doelstelling is om uw klacht binnen drie weken af te handelen. Mocht dit uitlopen, dan wordt u over de reden daarvan geïnformeerd en ook verder op de hoogte gehouden van de voortgang van de procedure. Uiteraard ontvangt u na afronding een schriftelijke bevestiging van de uitkomst van de procedure.   

Overige aspecten klachtenregeling

Mede in verband met beroepsreglementering zullen alle aspecten van de afhandeling van uw klacht worden vastgelegd. Uiteraard zal er zorgvuldig en vertrouwelijk met de informatie worden omgegaan.

In bepaalde situaties kan het noodzakelijk zijn om extern advies in te winnen bij professionele onafhankelijke instanties. Met het indienen van uw formele klacht wordt u daarom toestemming gevraagd om (kopieën van) relevante stukken ter beschikking te stellen aan die eventuele deskundigen. Zoals bij ons gebruikelijk vragen wij hen voor geheimhouding te tekenen.

Tot slot: indien u een klacht heeft en ons dat laat weten, waarderen wij dat zeer. U geeft ons hiermee immers een tweede kans. U kunt ervan verzekerd zijn dat wij alle gegronde klachten meenemen in de evaluatie van onze organisatie en onze uiterste best doen om maatregelen te nemen om herhaling van het betreffende probleem te minimaliseren.

We hopen op een goede verdere relatie en samenwerking.
De directie van Syfers Administratie & Advies

Syfers Administratie & Advies is aangesloten bij de NOAB (Nederlandse Orde van Administratie- en Belastingdeskundigen).